Il Segreto per Pianificare il tuo Lavoro e la tua Vita

il segreto per pianificare il tuo lavoro

Che tu sia già una freelance o una aspirante tale, che tu sia una dipendente o una casalinga, sono sicura che ti è capitato almeno una volta di sentirti disorganizzata, persa, in “balia degli eventi”.

Ti capisco! Sia il lavoro che la vita di tutti i giorni richiedono una buona dose di organizzazione per sentirsi centrate, presenti e “sul pezzo”.

Quando ho iniziato a lavorare come freelance ho dovuto imparare a gestire i miei impegni lavorativi e quelli familiari in modo funzionale per riuscire a conciliare tutto e cavarmela bene. Non è stato facile e nemmeno immediato: inizialmente sentivo di non avere una strategia, di navigare a vista. Dovevo uscire da questo empasse.

Così ho sperimentato varie tecniche di pianificazione e tracking dei progressi, fino a trovare un mio metodo ideale per organizzare il lavoro e la vita privata.

Oggi ho deciso di condividerlo con te, sottolineando che questo è quello che funziona per me e potrebbe non essere la tua tecnica perfetta…ma sono sicura che potrai prenderne ispirazione e replicare quello che ti è più congeniale.

Il Segreto della mia Pianificazione

1.Fare un piano annuale

Che sia per lavoro o obiettivi personali, quello che trovo utile a monte è la realizzazione di un piano di massima annuale. Immagino il punto in cui voglio trovarmi tra 365 giorni cercando di essere sufficientemente ambiziosa ma anche realista.

Es: OBIETTIVO ANNUALE: Dare vita ad un progetto indipendente

2.Darsi obiettivi trimestrali e mensili

A questo punto divido l’anno in 4 trimestri e definisco 4 macro-obiettivi trimestrali in funzione del mio obiettivo annuale definito sopra. Dopo di che, per ogni trimestre definisco un piano di azione mensile

Es: OBIETTIVI TRIMESTRALI

  • gen/feb/mar – definizione del progetto
  • apr/mag/giu – costruzione dell’offerta
  • lugl/ago/set – presenza on-line
  • ott/nov/dic – ampliamento pubblico

PIANO MENSILE

  • gen: studio della concorrenza
  • feb: definizione del cliente
  • mar: definizione del servizio
  • apr: implementazione servizio
  • mag: gestione parte fiscale
  • giu: mese cuscinetto per recuperare

3.Concentrarsi sulle singole attività

Solo a questo punto mi concentro sulle singole attività, i task giornalieri/settimanali che popolano una normalissima to-do list. Mi piace avere un’elenco di tutto quello che c’è da fare in un mese, e da questo creo delle liste di azioni settimanali

4.Usare gli Strumenti Giusti per Pianificare

Dopo essere impazzita con agende, agendine, planner, stickers ed evidenziatori di ogni sorta (tipo questi), ho capito che il segreto stava nel ridurre all’osso questi strumenti che, per quanto bellissimi…mi facevano perdere un sacco di tempo. Ad oggi (non escludo di modificare questa routine in seguito) pianifico i punti 1 e 2 su semplice carta bianca: è scientificamente provato che l’azione di scrivere a mano aiuti a liberare la mente e a stimolare il processo creativo.

Dopo avere definito a grandi linee gli obiettivi su carta li trascrivo su Trello, uno strumento gratuito per pianificare le attività (ce ne sono molti altri simili, ad esempio Asana). In questo modo mi ritrovo con delle to do list e delle checklist mensili abbastanza dettagliate, da cui estrapolo poi le attività da svolgere di settimana in settimana.

Per quest’ultima operazione, butto un occhio all’ambiente e all’essere green. Dato che sono liste “usa e getta” che ogni settimana perdono di significato, le scrivo su taccuino cancellabile pronto ad essere riutilizzato ogni volta (io ho questo).

5.Il mio trucco finale

La mia pianificazione è arrivata al punto di svolta nel momento in cui ho introdotto le checklist in Trello. Attraverso questo strumento è infatti possibile tenere traccia dello stato di avanzamento del lavoro. Mano a mano che le cose da fare vengono depennate, una barra con lo stato di completamento delle attività mensili si popola dando una indicazione immediata della situazione.

Ora tocca a te!

  • Fammi sapere quali tecniche usi per pianificare le tue attività
  • Commenta con “Strumenti” se vuoi approfondire diverse soluzioni possibili da sfruttare per una pianificazione efficace (agende, bullet journal, tool come Trello, Asana…ecc)
  • Commenta con “Miti” se vuoi conoscere i 5 miti da sfatare sulla pianificazione del lavoro

A presto!

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